Qué es un ERP, para qué sirve y cuánto cuesta de verdad a tres años, con los precios que publica cada fabricante

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales. La traducción no ayuda mucho, así que vale más la descripción de lo que hace: donde una empresa tenía un programa de facturación, una hoja de cálculo del almacén, la contabilidad en el despacho de la asesoría y el histórico de clientes en el correo de comercial, un ERP pone una sola base de datos y encima de ella las pantallas de cada área.

La consecuencia práctica es una sola y es la que decide si merece la pena: el dato se escribe una vez. Cuando alguien confirma un pedido, el stock baja, el albarán existe, la factura se puede emitir y el asiento contable queda hecho sin que nadie vuelva a teclear. Todo lo demás que se cuenta de un ERP, los informes, los permisos, la trazabilidad, sale de ahí.

Un CRM guarda la relación con quien todavía no te ha comprado; un ERP guarda lo que pasa cuando ya te ha comprado. El CRM vive en el antes: contactos, oportunidades, seguimiento comercial, previsión de ventas. El ERP vive en el después: pedido, albarán, stock, factura, cobro, asiento, impuesto.

Se confunden porque casi todos los ERP traen dentro un módulo de CRM, y porque casi todos los CRM han ido añadiendo presupuestos y facturas. La pregunta que los separa en una empresa concreta es tonta y funciona: si tu problema es que no sabes a quién llamar la semana que viene, es un CRM; si tu problema es que el almacén y la factura no cuadran, es un ERP.

La pregunta de «los cuatro tipos» se repite en los buscadores porque cada fabricante ordena el mercado a su manera, y su lista suele terminar donde empieza su catálogo. No existe una clasificación oficial de cuatro. Lo que sí existen son cuatro decisiones independientes, y cada una cambia el precio y el trabajo.

La lista de «ERP más usados» que devuelven los buscadores es casi siempre la misma: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, NetSuite, Odoo, Exact y, en España, a3ERP, Sage y Holded. Sirve para saber qué nombres vas a oír y para poco más, porque ninguno es mejor que otro en abstracto: no resuelven el mismo tamaño ni el mismo sector. Hay, en cambio, un dato de esa lista que sí cambia tu semana, y es el que fuimos a contar: quién te dice lo que cuesta sin que tengas que dar tu teléfono.

La calculadora de arriba enseña un cruce que casi nunca se cuenta: las rutas de suscripción crecen con cada persona y la de servidor propio no. Con tres personas, la suscripción por usuario es la más barata de largo. Con veinticinco, la licencia libre en un servidor alquilado cuesta menos que un solo mes del ERP grande. Ese cruce no es una opinión: es la multiplicación.

Lo que lo vuelve a poner del revés es la columna que ninguna tarifa publica. Un ERP propio llega vacío: alguien instala, alguien actualiza, alguien hace copias y alguien contesta cuando se cae un viernes. Si nadie de tu empresa va a hacer eso, te recomendamos la ruta de suscripción aunque la cuenta diga lo contrario, porque la diferencia se gasta en horas y las horas también se pagan.

Cuatro de las seis páginas del censo terminan en el mismo botón, y esa reunión es la que decide el precio. Entrar sin deberes significa recibir una propuesta escrita con los supuestos de quien vende. Nuestra recomendación es llegar con cuatro cifras escritas: cuántas personas van a entrar al programa el primer año y cuántas a los tres, cuántas facturas emites al año, qué módulos necesitas el día uno y cuáles pueden esperar, y de dónde salen los datos que hay que migrar.